拒絕霧霾！倡導無紙化“綠色辦公”理念

　　連日來，以北京為首的十多個城市PM2.5指數“爆表”，備受全國乃是世界的關注。此次霧霾來襲加劇了空氣的嚴重污染，其原因是多方面的：如尾氣排放、揚沙、空氣灰塵等。其根本原因與近幾年來樹木的嚴重砍伐，污染物的排放有著密切的關系。最近的罕見霧霾天氣正是大自然對我們的又一次警告。據世界衛生組織有關資料表明，全球每年死于因環境污染的人數達到280萬!有約60%人體疾病與空氣污染有關。改善環境現狀是全國甚至世界當務之急的任務。

　　改善環境的首要任務是保護植被。現如今破壞植被的一大誘因就是紙張的生產。據統計，一個辦公室節約6噸紙垃圾，相當于拯救120棵樹。目前，我國每生產一噸紙就要耗費7棵大樹、100立方米的水。如果每人每天浪費一張紙，全國就要浪費躍2700噸紙、27萬噸水。如果全國每人每天節約1張A4紙，一年就節約4745億張紙，一棵二十歲的樹可造3000張A4紙，如果這樣算來就可少砍伐1581666棵樹。所以，在我國森林資源匱乏、紙張浪費嚴重的現狀下，節約用紙就顯得尤為重要。

　　由亞洲綠色辦公基金會和歐洲綠色生活組織合并組成了“世界綠色辦公基金會(WGOF)”，主要目標是促進綠色辦公的理念和推廣低碳辦公的實施。“綠色辦公”的概念正在向全球企業蔓延。實現在辦公中節能減排，從多方面實現生態化辦公，其中紙質文件的節約與環保紙張的二次利用是其中的一大重點。

　　對于企業來說，日常工作中會產生大量單據、合同、發票憑證、卷宗資料、與客戶的往來文件等。許多重要紙質文件，都需要進行歸檔保存。采用傳統的紙質管理，會造成大幅印刷、 反復復印、打印、發放工作，紙張成本很高，浪費嚴重。紙質文檔極難儲存，不僅占用大量的物理空間，還非常容易造成不可修復的損壞，并且完全無法檢索，任何環節出現問題都會帶來難以彌補的損失!下面筆者將羅列一些紙質文檔管理中的常見問題：

　　1)、紙張大量生產造成嚴重的植被破壞與環境污染?

　　2)、長時間存放紙質文檔，由于物理環境因素，紙張發霉變黃損壞，導致重要信息的丟失?

　　3)、 使用文件柜來管理紙質資料進行歸檔保存，不僅占用了大量的空間，查找起來非常不容易，費時又費力?

　　4)、煩瑣的掃描、分類、保存的流程，任何員工都會覺得厭煩?

　　5)、紙質文檔掃描成電子圖片命名存儲后，查找起來非常不易?

　　6)、紙質文檔需要重復復印方可實現多人同時查閱，浪費大量紙質成本?

　　針對于紙質文檔產生的諸多弊端，致得E6文檔管理專家提出了無紙化“綠色辦公”新理念，在保護環境、節約能耗的同時，提高企業的辦公效率，讓環保高效的電子文檔服務于企業。

　　致得軟件經過多年的潛心研究，經數千家企業的使用及反饋，根據企業文檔管理現有形式與用戶操作習慣，不斷的對產品進行升級改進，研發出了一套完整、成熟的致得E6協同文檔管理系統。致得軟件作為業內的領先品牌，產品上市以來受到廣大企業的熱烈追捧，得到了數千家企業的一致認可。為了讓無紙化“綠色辦公”走進千萬企業，致得文檔管理專家提供了一套完整的解決方案：

　　1)、海量文檔集中存儲

　　致得E6協同文檔管理系統為企業搭建一個海量文檔資料(電子版、紙質的、Office、txt、pdf)和各類數字資產(視頻、音頻、圖片)等集中存儲的平臺，穩定可靠，不僅節約了物理空間，還能使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失。

　　2)、紙質文檔電子化

　　致得E6協同文檔管理系統的"文檔掃描"功能與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質資料(如合同、收據、發票、人事檔案、卷宗、企業宣傳冊等現有重要的或需要保護的資料)轉化為電子的圖片或者多頁的PDF文件直接掃描保存至系統中，是實現無紙化“綠色辦公”的重要手段。

　　3)、自動化、智能化管理方式

　　系統具有強大的規則設定功能，可以根據不同部門人員及各種條件文檔的相關動作，對文檔進行規整。文件上傳至系統中可以自動整理，使文件分類及保存自動化，無需手動整理，解決了上述人力資源與時間浪費的問題。

　　4)、建立高效檢索機制

　　系統支持為掃描后生成的單頁JPG或多頁的PDF文件增加關鍵字摘要，更加便于在海量文檔中快速查找。

　　系統還具有強大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后綴、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄等屬性組合進行毫秒級搜索，提高辦公效率。

　　5)、開展遠程協作

　　系統采用B/S架構，支持互聯網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協同查看，員工需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統即可查看，再也不用重復傳輸及復印，讓企業資料真正脫離紙質載體。

　　實現全方位的無紙化“綠色辦公”，是世界企業辦公的主流趨勢。同時，信息的全方位電子化管理將逐步的取代傳統的管理，這也是優化企業管理的必經之路。致得E6作為紙質文檔邁向電子化管理的樞紐，為企業架起現代化管理的橋梁，讓人們在低碳、環保、安全、高效的環境中辦公，讓我們的城市離霧霾更遠一步!